Ce este un raport sau o analiză A3? Un instrument proactiv de rezolvare a problemelor în 7 pași.
ENCONA- Sep 19, 2023
- 6 min read
Ce este un raport sau o analiză A3?
Este un instrument proactiv de rezolvare a problemelor în 7 pași, care vizează anularea barierelor și eliminarea cauzelor fundamentale.
Există două categorii distincte de rezolvare a problemelor:
Proactiv (de exemplu, un raport A3): activitățile sunt întreprinse pentru a aborda decalajele de performanță identificate prin analiza datelor (de exemplu, indicatori cheie de performanță)
Reactiv (de exemplu, Global 8D): activități întreprinse pentru a răspunde la o reclamație specifică a unui client (de exemplu, retururi de produse) în cazul în care o corecție este solicitat un răspuns la acțiune sau activități de tipul „doar fă-o” (de exemplu, defecțiunea echipamentului) sau „ucideri rapide” în fiecare zi.
În acest blog, ne concentrăm pe rezolvarea proactivă a problemelor prin metoda A3.
Introducere, istoric și context
Conceptul de îmbunătățire continuă s-a dezvoltat atât de accentuat în ultimele decenii încât a devenit acum o mantră zilnică pentru mulți, atât profesional, cât și personal.
„Problemele” sunt obișnuite la locul de muncă. Acestea trebuie rezolvate sistematic și trebuie luate măsuri pentru a evita reapariția unor astfel de probleme în viitor. Implementarea gândirii pentru rezolvarea problemelor A3 sau a Instrumentului de analiză A3 în organizația dvs. asigură că problemele sunt eliminate o dată pentru totdeauna.
Toyota are o reputație de excelență operațională și performanță prin metodele sale slabe și bazate pe îmbunătățirea continuă. Toyota a dezvoltat și a arătat lumii ce se poate realiza cu metoda sa A3 Report pentru a rezolva problemele în mod eficient și eficient. La sfârșitul anului 1992, Toyota Production System (TPS) a fost publicat oficial ca o inițiativă de îmbunătățire continuă. Raportul A3 este unul dintre instrumentele de producție slabă și a jucat un rol major în succesul Toyota. Este folosit în întreaga lume în aproape toate industriile, companiile și organizațiile.
Ce este un raport A3? Ce este rezolvarea problemelor A3? Ce este A3 Thinking? Ce este analiza A3?
Rezolvarea problemelor A3 este o abordare structurată care utilizează o singură coală de hârtie de dimensiunea ISO A3 - care este, prin urmare, sursa numelui său.
Oferă o procedură simplă și strictă care ghidează rezolvarea problemelor de către lucrători. Este similar cu alte abordări de rezolvare a problemelor care oglindesc ciclul Plan-Do-Check-Act (PDCA) al lui Deming.
Părțile interesate ale instrumentului de rezolvare a problemelor A3
Raportul A3 nu vă va ajuta să rezolvați problemele în câteva secunde - nimic nu poate! Succesul unui raport A3 este considerat eficient atunci când proprietarii de procese, participanții, IMM-urile și implementatorii se implică în închiderile de la capăt la capăt.
5 părți interesate majore joacă un rol important în succesul și execuția unui raport A3:
Lider – păstrează toate documentele relevante despre Raportul A3 și conduce echipa
CFT/Echipă multidisciplinară – Proprietarii de proces sau echipa de expertiză în materie (IMM-uri)
Mentor/antrenor SCRUM – Mentorul/antrenorul care umple golurile în execuția Raportului A3 prin îndrumarea și antrenarea constantă a echipei. Este un maestru în materie și provoacă, ghidează și motivează CFT pentru a găsi soluții pentru sarcinile și cauzele identificate
Implementatori – Părțile interesate care implementează și execută sarcinile atribuite de CFT. Fără implicarea acestor părți interesate, implementarea devine aproape imposibilă
Management – Cei care susțin echipa de raportare A3 cu investiții de capital și sunt dornici de rezultate. Managementul va fi întotdeauna disponibil pentru a sprijini echipa de proiect A3.
Cei 7 pași* ai unui raport A3
* cunoscut și ca stâlpi sau faze
Raportul A3 cu o singură pagină cuprinde de obicei 7 pași care reflectă întreaga execuție a procesului. Cu toate acestea, este posibil să doriți să adăugați pași specifici cazului dvs. de utilizare pentru a obține rezultate mai eficiente.
Pasul 1: Fundalul
Acesta este primul pas în care o organizație identifică și selectează problema pentru rezolvare. Acest pas explorează de ce este necesară schimbarea și care este legătura cu strategia de afaceri. Identifică cele mai grave și mai afectate probleme prin analiza Pareto sau prin regula sau diagrama 0:20. Odată ce ați selectat problema pentru rezolvare, definiți clar și pe scurt aspectele care afectează problema și impactează obiectivele, țintele, planificarea strategică a afacerii în jurul clienților, proceselor, finanțelor și produselor noi etc. Asigurați-vă că un studiu clar și o analiză de fundal au au fost făcute în toate zonele în care problema a apărut de-a lungul timpului.
Pasul 2: Declarația problemei (sau situația actuală)
Acesta este pasul în care trebuie să definiți situația actuală a problemei. Asigurați-vă că Unde, Când, Cine, Cum și Ce sunt clar definite și abordate în problemă în timp ce o definiți. Problema poate fi de natură atât calitativă, cât și cantitativă. Asigurați-vă că impactul problemei în organizație, dată fiind situația actuală, va fi abordat. Accentul definirii problemei ar trebui să fie întotdeauna pe rezolvarea eficientă a problemei la rădăcină. Se recomandă utilizarea datelor, diagramelor, graficelor, hărților etc. în acest pas pentru a reprezenta cât mai exact situația actuală.
Pasul 3: stabilirea și declarația obiectivelor
În acest pas, clarificați ceea ce veți obține, adică rezultatul (rezultatele) dorit(e). Trebuie definite obiective cu obiective clare măsurabile. Evitați obiectivele care nu pot fi măsurate. Obiectivele pot fi fie pe etape, fie pe o cronologie a proiectului, cum ar fi săptămânal sau lunar. Obiectivele nu ar trebui să fie aleatorii, ar trebui să fie legate de enunțul problemei tale. Obiectivele definite nu sunt de sine stătătoare și pot fi adăugate mai multe obiective în cursul procesului A3, atunci când este necesar. De asemenea, se recomandă utilizarea unui obiectiv SMART (țintă specifică, măsurabilă, realizabilă, relevantă și delimitată în timp).
Pasul 4: Analiza cauzei principale
Potențial cel mai important pas din Procesul de rezolvare a problemelor A3 pentru succesul proiectului A3. Rezolvarea prea devreme a problemei poate duce la faptul că problema rădăcină reală este neatinsă, nesupravegheată și nerezolvată - ducând la reapariția problemei din nou și din nou într-o perioadă de timp. Există mai multe instrumente care pot fi folosite pentru a găsi cauza principală a unei probleme. Două astfel de instrumente care sunt foarte eficiente sunt numite Analiza 5-De ce sau Analiza de ce-de ce utilizând diagrame Cauză și Efect/Osare de pește și Fișe Is/IS Not Check.
Pasul 5: contramăsuri
Aceasta este etapa în care clarificați acțiunile corective care trebuie întreprinse și oferiți soluții bazate pe cauza principală identificată la Pasul 4. Concentrați-vă întotdeauna pe soluții care vor elimina cauza (cauzele) fundamentale identificate, astfel încât problema să nu fie niciodată apar din nou. Atribuiți sarcinile implementatorilor pentru implementarea acțiunilor corective. De asemenea, puteți reveni la Pasul 2 și puteți stabili alte câteva obiective care ar fi putut fi stabilite din soluțiile dvs. Pentru a avea o implementare eficientă a contramăsurilor, puteți utiliza Principiul sau Instrumentul 5W2H. Proiectați și desenați un plan detaliat pentru implementarea cu succes a acțiunilor corective.
Pasul 6: Confirmarea eficienței
Aceasta este etapa în care eficiența rezultatelor proiectului A3 sau implementării procesului A3 este măsurată în raport cu realitățile, adică cu obiectivele stabilite. Este o parte a culturii de îmbunătățire continuă a TPS Toyota. Ar trebui stabilite exemple care să ajute în viitor la rezolvarea noilor probleme care apar. Ar trebui menținut un punct de referință pentru a ajuta alte părți interesate care se implică în viitoarele proiecte A3.
Măsurarea eficienței ar trebui să fie efectuată cu diverse instrumente, inclusiv formulare de feedback, audituri speciale, urmărirea numărului și studii Gemba.
Pasul 7: Acțiuni ulterioare
Odată ce eficacitatea este monitorizată, asigurați-vă durabilitatea acțiunilor implementate prin standardizare, audituri, revizuiri și urmărirea zilnică a obiectivelor prin managementul tabloului de bord. Indiferent de rezultatele pozitive sau negative, se vor implementa acțiuni corective. Pe baza rezultatelor abaterilor față de obiective, revizuiți Raportul A3, modificați planul și reimplementați acțiunile. Pentru rezultate pozitive, difuzați rezultatele și metodele în întreaga organizație sub formă de standardizare. Acest lucru este în conformitate cu abordarea PDCA și fiecare pas poate fi revizuit pe baza eficienței A3. În timpul acestui ultim pas, Yokoten (desfăşurarea orizontală) trebuie luată în considerare în alte domenii.
De ce să implementați un raport A3?
Există multe instrumente eficiente de rezolvare a problemelor, fiecare cu beneficiile sale bazate pe problema în cauză. Cu toate acestea, majoritatea instrumentelor cuprind multe pagini, grafice sau link-uri către alte instrumente, ceea ce poate duce la un proces îndelungat.
Un raport A3, pe de altă parte, este un raport de o singură pagină, care este clar și precis și conduce cultura de îmbunătățire continuă. Instrumentul are un impact mai mare și simplifică comunicarea. Permite managementul slab prin utilizarea minimă a resurselor și este un instrument eficient pentru managerii și supraveghetorii de nivel mediu. Raportul A3 este foarte eficient în rezolvarea problemelor atunci când sunt necesare soluții JIT. Dar rețineți - dacă problema nu este analizată corect, niciun instrument nu va fi bun pentru a găsi soluții!
Acest instrument poate fi extins și la nivelul atelierului, deoarece este simplu, precis, structurat și ușor de înțeles. A3 ajută la implicarea diferitelor grupuri de oameni pentru a colabora eficient într-un singur scop: rezolvarea unei probleme și găsirea unei soluții.
CONCLUZIE: Care sunt beneficiile modelului de rezolvare a problemelor A3?
Acest raport de 1 pagină rezolvă în mod eficient problemele datorită:
clară și precisă
implicarea tuturor părților interesate într-o manieră colaborativă
concentrat pe îmbunătățirea continuă în întreaga organizație
promovarea partajării interorganizaționale între diferite grupuri și părți interesate
concentrat, dedicat obiectivelor și orientat către ținte
cu implicarea unui antrenor, a unui facilitator sau a unui maestru SCRUM, acesta devine un instrument eficient pentru instruirea altora și o platformă de învățare
un promotor al conceptului de management lean în întreaga organizație, concentrându-se pe minimizarea deșeurilor prin utilizarea resurselor minime.
Aveți nevoie de expert în rezolvarea problemelor în organizația dvs. de producție? Descoperiți serviciile noastre de consultanță sau contactați-ne la